Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, chuyển đổi số doanh nghiệp không chỉ là xu hướng mà dường như đã trở thành điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển. Nhưng liệu đây có phải là “liều thuốc tiên” giúp doanh nghiệp bứt phá, hay chỉ là một “cú lừa thời đại” khiến hàng tỷ đồng đầu tư tan biến? Workshop Blackout Box #1, sự kiện đầu tiên trong chuỗi chia sẻ thực tế về chuyển đổi số do Viet Nam DX Group tổ chức, đã mang đến góc nhìn sắc bén từ các doanh nghiệp đã trải qua hành trình này. Từ những thất bại đau đớn đến thành công đáng ghi nhận, liệu chuyển đổi số có thực sự đáng để doanh nghiệp SME đặt cược? Hãy cùng tìm hiểu.
Chuyển đổi số doanh nghiệp không chỉ là phần mềm
Khác với lối mòn thường thấy khi nói về công nghệ, sự kiện lần này đi thẳng vào bản chất của chuyển đổi số doanh nghiệp: không phải công nghệ, mà là con người, quy trình, dữ liệu và tư duy. Việc triển khai phần mềm mà không có sự chuẩn bị đầy đủ về nội bộ rất dễ dẫn đến thất bại – khiến doanh nghiệp tốn tiền, mất thời gian và… mất niềm tin.Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang lầm tưởng rằng chỉ cần mua phần mềm là đã chuyển đổi số. Trên thực tế, phần mềm chỉ là công cụ, và nếu không có người phụ trách, không có lộ trình, không có truyền thông nội bộ phù hợp, thì hệ thống sớm muộn sẽ rơi vào tình trạng “đắp chiếu”.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang lầm tưởng rằng chỉ cần mua phần mềm là đã chuyển đổi số. Trên thực tế, phần mềm chỉ là công cụ, và nếu không có người phụ trách, không có lộ trình, không có truyền thông nội bộ phù hợp, thì hệ thống sớm muộn sẽ rơi vào tình trạng “đắp chiếu”.
Những nguyên nhân phổ biến khiến chuyển đổi số thất bại
Một trong những nội dung quan trọng và được quan tâm nhất tại workshop Blackout Box #1 chính là việc mổ xẻ nguyên nhân thất bại của các dự án chuyển đổi số doanh nghiệp. Dù có rất nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh mẽ vào phần mềm và công nghệ, tỉ lệ ứng dụng thành công vẫn rất thấp. Vậy, “điểm nghẽn” thực sự nằm ở đâu?
Không có người chịu trách nhiệm chính
Rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số mà không có một người phụ trách chính thức – người đủ hiểu quy trình thực tế, đủ quyền hạn điều phối các phòng ban và có khả năng giao tiếp với đơn vị cung cấp phần mềm. Việc thiếu vắng một đầu mối rõ ràng khiến việc triển khai trở nên rời rạc, không ai chịu trách nhiệm kết quả và không ai đứng ra giải quyết vấn đề khi phát sinh.
Thiếu sự đồng hành từ lãnh đạo cấp cao
Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện kỹ thuật, mà là bài toán về thay đổi tư duy và cách vận hành toàn bộ tổ chức. Nếu lãnh đạo không thực sự tham gia, không review tiến độ thường xuyên, không truyền thông rõ lý do thay đổi, thì đội ngũ bên dưới sẽ không coi trọng và dễ dàng bỏ cuộc giữa chừng.
Dữ liệu rối rắm, không được chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống
Một lỗi rất phổ biến là “mang nguyên hiện trạng vào phần mềm”. Khi dữ liệu còn sai lệch, thiếu chuẩn, thiếu logic luồng xử lý, thì phần mềm dù mạnh đến đâu cũng không phát huy được hiệu quả. Việc này giống như xây nhà trên nền móng yếu – càng triển khai sâu càng rối.
Quy trình thiếu minh bạch, khó đo lường
Nhiều doanh nghiệp chưa từng sơ đồ hóa quy trình làm việc, chưa có chỉ số đo lường cụ thể. Điều này khiến việc tích hợp vào phần mềm trở nên khó khăn. Khi không có quy chuẩn để so sánh, doanh nghiệp cũng không thể đánh giá hiệu quả sau chuyển đổi.
Nhân sự nội bộ e ngại thay đổi, sợ bị kiểm soát
Đây là yếu tố mang tính “vô hình” nhưng có ảnh hưởng rất lớn. Một số nhân sự lo ngại rằng khi áp dụng phần mềm, mọi hành động sẽ bị theo dõi, đánh giá, ảnh hưởng đến quyền lợi hoặc thói quen cũ. Nếu không truyền thông nội bộ tốt, phần mềm rất dễ bị “tẩy chay ngầm”, dẫn đến tỷ lệ sử dụng thấp, thậm chí bị bỏ rơi hoàn toàn sau vài tháng.
Những nguyên nhân trên cho thấy: chuyển đổi số doanh nghiệp thất bại không phải vì phần mềm kém, mà vì doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ tư duy, tổ chức và con người cho hành trình này. Khi không giải quyết tận gốc các yếu tố vận hành, phần mềm chỉ trở thành “nạn nhân bị đổ lỗi” – còn doanh nghiệp thì lại tiếp tục mất thêm thời gian và chi phí cho những lần thử sai sau đó.
4 yếu tố sống còn khi chuyển đổi số doanh nghiệp
Tại workshop Blackout Box #1, một thông điệp then chốt đã được nhấn mạnh xuyên suốt: chuyển đổi số doanh nghiệp không thể thành công nếu chỉ dựa vào phần mềm hay công nghệ. Đằng sau một hệ thống vận hành hiệu quả là bốn trụ cột nền tảng: Con người – Dữ liệu – Quy trình – Công nghệ. Đây là những yếu tố sống còn quyết định sự bền vững và thành công lâu dài của quá trình số hóa.
Con người – Nhân tố tiên quyết trong chuyển đổi số doanh nghiệp
Không có phần mềm nào có thể tự vận hành nếu thiếu người hiểu và vận hành nó đúng cách. Doanh nghiệp cần phân công rõ một người phụ trách chính, không chỉ am hiểu quy trình nội bộ mà còn có khả năng giao tiếp giữa các phòng ban và làm việc hiệu quả với đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ. Người này đóng vai trò như một “kiến trúc sư trưởng”, đảm bảo toàn bộ hệ thống được xây dựng đúng nhu cầu và phù hợp với thực tế hoạt động.
Dữ liệu – Nền móng cho mọi hệ thống chuyển đổi số
Chuyển đổi số doanh nghiệp bền vững phải bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu. Trước khi tích hợp vào phần mềm, doanh nghiệp cần xác định và sơ đồ hóa từ 3–5 quy trình quan trọng nhất bằng công cụ trực quan như Swimlane. Việc này giúp xác định rõ ai làm gì, ở đâu, khi nào – từ đó dễ dàng mapping vào hệ thống công nghệ, tránh tình trạng “đưa cả đống thông tin hỗn loạn vào phần mềm rồi hy vọng nó tự sắp xếp”.
Quy trình – Cần minh bạch và đo lường được
Một quy trình tốt là quy trình có thể đo đếm. Vì vậy, chuyển đổi số doanh nghiệp phải đi đôi với việc xây dựng dashboard đo lường hiệu suất rõ ràng, trực quan, dễ sử dụng. Khi nhân sự có thể nhìn thấy kết quả công việc hàng ngày, họ sẽ có động lực sử dụng hệ thống. Đồng thời, lãnh đạo cũng có cơ sở để đánh giá, điều chỉnh chiến lược quản trị dựa trên dữ liệu thực tế.
Công nghệ – Áp dụng đúng, dùng đủ, tránh lạm dụng
Nhiều doanh nghiệp thất bại vì triển khai công nghệ theo kiểu “càng nhiều tính năng càng tốt”. Trong khi đó, nguyên tắc quan trọng là: bắt đầu từ những nghiệp vụ cốt lõi, như quản lý công việc, theo dõi KPI, vận hành quy trình chính. Sau đó mới mở rộng theo từng quý, từng giai đoạn cụ thể. Chuyển đổi số doanh nghiệp không nên là cuộc “cách mạng cấp tốc” mà phải là một hành trình cải tiến liên tục.
Bài học rút ra từ Blackout Box #1 cho thấy: để chuyển đổi số doanh nghiệp thành công, đừng khởi đầu bằng phần mềm – hãy khởi đầu bằng tư duy hệ thống. Khi con người, dữ liệu, quy trình và công nghệ đồng hành đúng cách, doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ sinh thái vận hành linh hoạt, hiệu quả và sẵn sàng thích nghi trong mọi hoàn cảnh.
Case study thực tế từ doanh nghiệp Việt
Workshop cũng chia sẻ những câu chuyện rất “đời”, đến từ doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực logistics, nội thất, thương mại và sản xuất:
- Một công ty logistics mua phần mềm nhưng không ai dùng sau 3 tháng.
- Một công ty nội thất triển khai hệ thống không có luồng phê duyệt – phần mềm trở thành công cụ điểm danh.
- Một doanh nghiệp thương mại có phần mềm KPI nhưng vẫn chấm công thủ công trên Excel.
- Một nhà máy sản xuất cố gắng dùng hết tính năng phần mềm trong một lần – và… bỏ cuộc sau vài tuần.
Những ví dụ này cho thấy chuyển đổi số thất bại không phải vì phần mềm kém, mà vì chuyển đổi số doanh nghiệp chưa được nhìn nhận đúng vai trò và cách triển khai.
Lộ trình hành động giúp doanh nghiệp chuyển đổi số bền vững
Tại workshop Blackout Box #1, diễn giả đã nhấn mạnh rằng chuyển đổi số doanh nghiệp không phải là một dự án có thể “làm xong trong vài tuần” hay “triển khai đồng loạt trong một cú bấm chuột”. Ngược lại, để số hóa hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp cần có một roadmap hành động rõ ràng theo từng giai đoạn, chia nhỏ mục tiêu theo tháng để toàn bộ tổ chức có thể thích nghi và đồng hành.
Tháng 1: Chuẩn hóa quản lý công việc
Bắt đầu từ những điều cơ bản: ai làm gì, làm đến đâu, khi nào hoàn thành. Doanh nghiệp cần rà soát lại cách đang phân công và theo dõi công việc nội bộ hiện tại, từ đó chuẩn hóa thành danh sách đầu việc, hạn xử lý, người chịu trách nhiệm – càng cụ thể càng tốt. Đây là bước nền quan trọng trước khi đưa quy trình vào hệ thống phần mềm. Bởi nếu chưa rõ ai làm gì, thì công nghệ dù tối ưu đến đâu cũng không thể giải quyết vấn đề mơ hồ trong vận hành.
Tháng 2: Chuẩn hóa quy trình nội bộ
Khi công việc đã rõ ràng, bước tiếp theo là xây dựng quy trình. Diễn giả đề xuất sơ đồ hóa từ 3–5 quy trình quan trọng nhất, sử dụng công cụ trực quan như Swimlane. Việc sơ đồ hóa giúp minh bạch luồng công việc giữa các phòng ban, đồng thời tạo nền tảng để đưa các bước xử lý này vào phần mềm. Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp tăng hiệu quả vận hành mà còn giảm thiểu xung đột nội bộ khi mọi người hiểu vai trò và giới hạn trách nhiệm của nhau.
Tháng 3: Đo lường hiệu suất bằng KPI đơn giản
Sau khi quy trình được chuẩn hóa, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống đo lường hiệu quả công việc. Thay vì dùng các chỉ số phức tạp, hãy bắt đầu từ những KPI đơn giản – dễ hiểu – dễ theo dõi hàng ngày, hàng tuần. Tại Blackout Box #1, diễn giả nhấn mạnh rằng: nếu nhân sự không thấy được kết quả họ tạo ra thì họ sẽ không có động lực dùng hệ thống. KPI tốt phải đi cùng dashboard trực quan, dễ nhìn, để mọi người thấy được tiến độ và hiệu suất làm việc của mình.
Tháng 4: Tổng kết – đánh giá – chuẩn bị mở rộng
Đây là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ hành trình số hóa trong 3 tháng đầu tiên. Những gì làm tốt cần được ghi nhận và nhân rộng. Những gì chưa hiệu quả cần được điều chỉnh sớm. Dựa trên đánh giá này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch mở rộng sang các mảng khác như quản lý khách hàng (CRM), tài chính – kế toán, hay tích hợp các công cụ hỗ trợ như chatbot, AI phân tích dữ liệu…
Truyền thông nội bộ – đào tạo – khuyến khích sử dụng: Yếu tố “mềm” nhưng sống còn
Bên cạnh roadmap rõ ràng, một trong những nguyên nhân khiến chuyển đổi số doanh nghiệp thất bại là do thiếu truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp cần:
- Soạn 1 tài liệu ngắn gọn: “Vì sao chúng ta triển khai phần mềm?”, để mọi nhân sự đều hiểu lý do thay đổi và lợi ích họ nhận được.
- Tổ chức các buổi đào tạo ngắn: Có thể sử dụng video hướng dẫn thao tác đơn giản, lặp lại nhiều lần, giúp nhân sự không bị quá tải.
- Áp dụng cơ chế thưởng: Gắn KPI sử dụng phần mềm với quyền lợi cá nhân – ví dụ: thưởng thêm cho nhóm có tỉ lệ cập nhật hệ thống cao, hay tăng quyền truy cập dữ liệu cho người sử dụng hiệu quả.
Đây là những yếu tố “mềm” nhưng cực kỳ quan trọng, bởi công nghệ không thể thay đổi văn hóa doanh nghiệp – mà cần con người cùng tham gia và đồng hành để chuyển đổi số thực sự đi vào thực tiễn.
Chuyển đổi số không phải xu hướng nhất thời – đó là hướng đi bắt buộc
Blackout Box #1 đã đặt lại câu hỏi quan trọng: “Doanh nghiệp có đang bị cuốn vào cơn sốt phần mềm – hay thực sự hiểu mình cần gì để chuyển đổi số thành công?”.
Với một lộ trình phù hợp, người phụ trách có năng lực, và quy trình minh bạch – chuyển đổi số doanh nghiệp không chỉ là thực tiễn bắt buộc, mà còn là cơ hội để tái cấu trúc và phát triển bền vững.
Xem lại toàn bộ nội dung Workshop và khám phá thêm giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp
👉 Xem ngay video Workshop “Blackout Box #1: Chuyển đổi số doanh nghiệp – Cú lừa thời đại hay Thực tiễn bắt buộc?” trên YouTube:
🔗 Xem video chính thức tại đây
🎯 Tại đây, bạn sẽ được nghe lại toàn bộ phần chia sẻ thực chiến từ chuyên gia, cùng phần Q&A sôi nổi xoay quanh các bài toán nóng hổi: vì sao chuyển đổi số thất bại? Làm thế nào để bắt đầu đúng và đi đường dài?
Bạn đang tìm giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình?
Vietnam DX Group phát triển hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), gồm 4 trụ cột chính:
🔵 DX Academy – Đào tạo & phát triển năng lực số: Cung cấp tài liệu, video hướng dẫn, tổ chức workshop và chương trình đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp tự tin làm chủ hành trình chuyển đổi số.
🟢 DX Consultant – Tư vấn & thiết kế lộ trình chuyển đổi số: Chúng tôi không bán phần mềm – chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ hoạch định chiến lược, phân tích quy trình, đến triển khai và truyền thông nội bộ.
🟠 DX Solution – Triển khai các giải pháp phần mềm thực tiễn: Chúng tôi cung cấp các phần mềm quản trị phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp SME, dễ áp dụng – dễ mở rộng – dễ đo lường hiệu quả.
🔗 Khám phá DX Solution
🟣 DX Service – Dịch vụ triển khai trọn gói: Thiết lập hệ thống, nhập liệu ban đầu, xây dựng dashboard, đào tạo nhân sự, hỗ trợ truyền thông nội bộ và cải tiến quy trình định kỳ.
💡 Với Vietnam DX Group, chuyển đổi số không chỉ là “mua phần mềm” – mà là xây dựng một hệ sinh thái vận hành số hóa, bền vững và hiệu quả.
♥♥♥