Nhiều CEO – Đặc biệt ở nhóm các công ty lớn thường nói không với SAAS và lựa chọn giải pháp may đo theo đúng đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Họ tự tin vào tiềm lực tài chính, và nói không với các giải pháp cloud do lo sợ thất thoát dữ liệu. Điều này có thực sự hợp lý?
1. Khái niệm
SAAS là gì?
SAAS – Software as a service là một mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm, ở đó nhà cung cấp không bán sản phẩm mà bán dịch vụ dựa trên phần mềm đó. Có thể hiểu nôm na, nhà cung cấp xây dựng và phát triển một giải pháp phần mềm duy nhất trên nền web, sau đó phân quyền và cho thuê lại. Khách hàng có thể truy cập từ xa thông qua internet, trả phí định kỳ (Theo năm, theo quý hoặc theo tháng) để được thừa hưởng các tính năng của phần mềm, bao gồm cả các lần nâng cấp.
Vì SAAS xây dựng giải pháp phần mềm để đáp ứng số đông doanh nghiệp trên thị trường, mà đặc thù của mỗi ngành nghề là không giống nhau. Vì vậy các nhà phát triển thường lựa chọn bắt đầu với một nhóm ngành cụ thể, có thể là bán lẻ, thời trang, xây dựng,… và với một quy mô cụ thể – Thường là SMEs. Song song việc triển khai giải pháp ra thị trường, nhà phát triển sẽ thu thập các ý kiến phản hồi, từ đó liên tục nâng cấp giải pháp để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu thực tế của người dùng. Từ đó nhân rộng sang các ngành nghề, quy mô khác.
Giải pháp On-Premise là gì?
On-Premise hay thường được gọi nôm na là các giải pháp may đo (Customize) theo yêu cầu của doanh nghiệp là phương pháp mua đứt phần mềm của nhà cung cấp và triển khai trên hạ tầng của doanh nghiệp. Với phương thức triển khai này, nhà cung cấp sẽ làm việc với các bộ phận nghiệp vụ của doanh nghiệp để tiếp nhận yêu cầu, phân tích đề bài, từ đó xây dựng đề xuất và triển khai giải pháp theo đúng yêu cầu đó, dù là nhỏ nhất.
2. Chi phí
Chi phí sử dụng SAAS thường được tính theo định kỳ hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng, bao gồm chi phí thuê phần mềm và hạ tầng lưu trữ. Các chi phí liên quan tới việc phân tích bài toán và phát triển, kiểm thử,… được tính toán và phân bổ cho số đông người dùng nên thường tương đối rẻ, dễ dàng tiếp cận với doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sở hữu một hệ thống phần mềm quản trị nội bộ tương đối hoàn thiện chỉ với chi phí khoảng 1-2 triệu VNĐ/tháng.
Còn đối với phương án triển khai theo hình thức On-Premise, chi phí cho một dự án thường được đóng gói, bao gồm đầy đủ các chi phí cho việc phân tích nghiệp vụ, đề xuất giải pháp, thiết kế hạ tầng, kiến trúc giải pháp, phát triển, kiểm thử, đào tạo, vận hành, bảo trì,… Vì vậy các dự án thực hiện theo phương pháp này thường có chi phí cao hơn, doanh nghiệp tốn nhiều thời gian đánh giá tính khả thi và mức độ đầu tư. Thực tế một dự án tạm gọi là có quy mô, đủ khả thi để thành công, có sự tham gia của nhân sự cứng (Chưa phải chuyên gia) thường có ngân sách không dưới 5 tỷ. Như vậy, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc, đánh giá rất kỹ để xem xét có thực hiện theo phương thức này hay không.
3. Thời gian triển khai
Cũng như những phân tích liên quan tới chi phí ở trên, đối với SAAS, khi bắt đầu thường tập trung vào 1 ngành, 1 quy mô cụ thể, sau đó mới nhân rộng, vì vậy một sản phẩm đóng gói mang ra thị trường về cơ bản là đã đáp ứng được tương đối các nhu cầu vận hành cơ bản.
Ví dụ: SAAS CRM có thể lưu trữ dữ liệu khách hàng, quản lý quy trình bán hàng, nhắc lịch cho các hành động chăm sóc, xúc tiến tiếp theo,… SAAS HRM có thể quản lý hồ sơ nhân sự, quy trình tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến,… ở mức cơ bản.
Như vậy, thời gian triển khai SAAS thường sẽ nhanh hơn, có thể chỉ cần khoảng 01 tháng cho toàn bộ quy trình triển khai, đào tạo cơ bản. Các nghiệp vụ đặc thù, phức tạp sẽ được ghi nhận và xử lý sau.
Theo khảo sát, hầu hết người dùng không thể sử dụng được quá 60% tính năng của phần mềm. Vì vậy trong triển khai thực tế, tôi thường khuyến cáo doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn sử dụng những tính năng mặc định của phần mềm cho thành thạo trước, song song là tìm ra các yêu cầu mới, đánh giá tính cấp thiết, sau đó mới tiến hành điều chỉnh, nâng cấp nếu khả thi.
Đối với các giải pháp Customize, thường mỗi dự án sẽ kéo dài tối thiểu 06 tháng kể từ thời điểm kick-off tới thời điểm golive phiên bản đầu tiên của phần mềm (Thậm chí có những dự án kéo dài trong 03-05 năm). Điều này là dễ hiểu vì trong quy trình phát triển một giải pháp may đo, cần đầy đủ các bước tối thiểu: Tiếp nhận yêu cầu -> Phân tích nghiệp vụ -> Đề xuất giải pháp -> Kiến trúc, thiết kế giải pháp -> Phát triển tính năng -> Kiểm thử -> Triển khai phần mềm -> Đào tạo, chuyển giao -> Vận hành -> Bảo trì.
Đặc thù các ngành nghề, doanh nghiệp là không giống nhau.
Điều này khiến cho các dự án triển khai theo phương pháp này gần như bắt đầu với con số 0. Ở mỗi bước, cần có sự phối hợp nhịp nhàng và tính cam kết cao. Và thường sự thay đổi là khó tránh khỏi. Nếu không có 1 đội ngũ tinh nhuệ, thiện chiến, vừa có chiều sâu về công nghệ lẫn nghiệp vụ vận hành, đặc biệt khả năng tương tác, làm việc nhóm, thì các dự án triển khai theo phương pháp này thường bị vượt ngân sách và thời gian dự kiến. Có những dự án vượt quá tới 300% so với dự kiến ban đầu. Điều này đối với CEO thực sự là mất mát lớn.
- Thứ nhất – Mất tiền
- Thứ hai – Mất thời gian
- Thứ ba – Mất niềm tin
- Thứ bốn – Các chi phí cơ hội khác
4. Dịch vụ hỗ trợ
SAAS thường tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ, sau đó tổng hợp và đánh giá mức độ quan trọng. Yêu cầu chỉ được hỗ trợ nếu thực sự cấp thiết, hoặc có 1 số lượng đủ lớn khách hàng, người dùng cùng đề xuất, SAAS sẽ xử lý và nâng cấp ở phiên bản tiếp theo của sản phẩm. Vì vậy khi sử dụng dịch vụ thuê phần mềm SAAS, rất nhiều trường hợp người dùng cảm thấy mệt mỏi khi những yêu cầu của mình không được xử lý ngay.
Tuy nhiên, nhìn nhận khách quan, những yêu cầu từ phía người dùng có thực sự cấp thiết?
Có rất nhiều dự án bị trì hoãn vì lý do không thể làm rõ yêu cầu từ phía đội ngũ vận hành, hoặc các yêu cầu mới đưa ra bị xung đột với kiến trúc tổng thể. Có những tính năng được nâng cấp nhưng sau đó gần như không sử dụng, hoặc nếu có thì tần suất rất thấp.
Về phía nhà phát triển, cần có đội ngũ phân tích nghiệp vụ tinh nhuệ để đánh giá được tính cấp thiết, khả thi của từng tính năng từ đó xây dựng roadmap cải tiến phù hợp.
Khách quan mà nói, hiện nay hầu hết các đơn vị cung cấp SAAS tại Việt Nam chưa có sự đầu tư đúng mực cho bộ phận Customer Support.
Tôi đã từng tiếp xúc với một vài SAAS Supplier có tệp khách hàng doanh nghiệp lên tới con số hàng nghìn, tương đương tệp người dùng hàng chục nghìn nhưng bộ phận hỗ trợ chỉ loanh quanh khoảng 10 nhân sự. Như vậy thì không thể triển khai các hoạt động hỗ trợ để người dùng phát huy hết được tính năng của phần mềm vào vận hành thực tế. Đó là điều dễ hiểu.
Đây cũng là lý do khiến tỷ lệ exit user các giải pháp SAAS tại Việt Nam đang ở ngưỡng cảnh báo.
Còn đối với các dự án đóng gói theo đặc thù doanh nghiệp. Hầu hết các yêu cầu sẽ được ghi nhận và xử lý trong thời gian dự án. Điều này có tính 2 mặt. Tương tự SAAS, nếu đội ngũ không đủ năng lực để phân tích, đánh giá mức độ cấp thiết và tính khả thi thì rất dễ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực. Đây cũng là lý do các dự án triển khai theo hình thức này thường bị vượt ngân sách so với ban đầu. Đối với phương pháp này, vai trò của kiến trúc sư giải pháp và bộ phận phân tích nghiệp vụ là đặc biệt quan trọng. Tôi thường gọi đội ngũ phát triển là mấy ông thợ code, vì họ thường ít có góc nhìn nghiệp vụ, họ sẽ làm ra tính năng đúng với đề bài nhận được. Vậy nên nếu yêu cầu không được làm rõ, không được xem xét kỹ trước khi chuyển cho đội ngũ phát triển phần mềm thì nguy cơ thay đổi, thậm chí phải đập bỏ cả hệ thống là rất dễ xảy ra.
5. Mức độ phù hợp
Nếu doanh nghiệp lựa chọn đúng, họ có thể sở hữu một giải pháp SAAS với chi phí dễ thở và đáp ứng tới 60-80% yêu cầu vận hành thực tế. SAAS nhận được phản hồi từ đông đảo lượng người dùng nên những tính năng nâng cấp sẽ có mức độ khả thi cao hơn. Doanh nghiệp được thừa hưởng miễn phí đội ngũ phân tích nghiệp vụ lẫn kiểm thử “đông và hung”. Tuy nhiên, chắc chắn không thể có giải pháp SAAS nào đáp ứng được 100% yêu cầu so với thực tế. Các CEO phải nắm rõ điều này để ra quyết định phù hợp, né các câu chuyện PR truyền thông, triển khai lẫn đào tạo đội ngũ hợp lý.
Còn đối với các giải pháp Customize, may đo theo đúng đặc thù của doanh nghiệp. Đại khái ông cần gì thì tôi làm nấy, theo lý thuyết có khả năng đáp ứng 100% yêu cầu thực tế.
Đó là kịch bản hoàn hảo.
Nhưng thực tế các dự án triển khai theo phương pháp này có tỷ lệ thất bại cực kỳ cao. Và kết quả nhận về là con số 0 tròn trĩnh.
Lời kết
Trên đây là một vài phân tích về hai hình thức triển khai phần mềm phổ biến ở Việt Nam hiện nay. Việc lựa chọn hình thức nào không chỉ phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp là lớn hay bé, mà sẽ được quyết định bởi các yếu tố: tầm nhìn từ ban lãnh đạo, văn hóa công ty, năng lực đội ngũ,… Thậm chí phải lồng ghép nhiều cách triển khai và phân bổ theo từng thời điểm.
Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm nhất định, nhưng quan trọng, dù lựa chọn phương pháp nào, thì cũng cần phải có một lộ trình rõ ràng được gắn liền với mục tiêu cụ thể để có thể review, đánh giá, tránh thất thoát dài hạn. Để nhận tư vấn vui lòng liên hệ:
VIET NAM DX – Chung tay kiến tạo Việt Nam hùng cường.
- Hotline: 0971.233.488
- Zalo Group: Cộng đồng Việt Nam DX
- Email: chuyendoisotongthe@gmail.com
- Fanpage: Cộng đồng Chuyển đổi số Việt Nam
